Melamar Beasiswa Australia Awards Scholarship (Part 2): Mengejar Professor Acceptance

Bagi yang baru membaca, tulisan ini adalah sambungan dari Melamar Beasiswa Australia Awards Scholarship (Part 1).  Di part pertama saya telah membagikan dokumen apa saja yang harus disiapkan dan waktu pendaftarannya. Di tulisan ini akan lebih banyak bercerita mengenai bagaimana proses saya melengkapi riset proposal dan proses hunting professor acceptance, so tulisan ini mungkin akan lebih kena buat mereka yang mau ngambil S3, dan bingung gimana memulai mencari professor pembimbing di Australi sana.

O ya, untuk aplikasi beasiswa ini kita akan menggunakan web OASIS, alamatnya nanti bisa ditemukan di web, www.australiaawardsindonesia.org baru ada ketika aplikasi dibuka mulai 1 Februari-30 April setiap tahun. Laman OASIS ini hanya bisa dibuka menggunakan Internet Explorer atau Mozilla Firefox, jika menggunakan google chrome laman tidak dapat dibuka.

Sedikit memberi latar belakang, pendidikan dan pekerjaan saya sedikit tidak linear antara S1, S2 dan pekerjaaan terakhir saya sehingga untuk memilih program studi dan topic penelitian merupakan sebuah kegalauan yang cukup serius bagi saya…kalau Anda seperti saya maka jangan dulu menyerah yang terpenting adalah Anda bisa membuat keputusan topic apa yang akan dipilih dan siapkanlah alasan yang logis mengapa Anda memilih topic tersebut.

Meskipun tidak mutlak diwajibkan dalam lamaran, tetapi saya sangat berniat untuk mendapat acceptance letter/mail  minimal dari satu professor terkait topic yang saya pilih (biasanya email dari professor ini agak kurang formal isinya, yang penting ada pernyataan mereka bersedia jadi pembimbing, itu sudah cukup dijadikan sebagai dokumen pendukung dalam aplikasi Anda). Dan ternyata ini membutuhkan proses yang panjang, mengingat dalam memilih topic pun saya seperti tarzan yang bergantung dari satu tali ke tali yang lain (total sudah 5 kali saya mengganti topic dan judul proposal penelitian sejak mendaftar hingga benar2 mantap dengan topic yang dipilih..kebayang kan sakit kepalanya hehe..). Topic penelitian saya baru semakin focus justru ketika saya sedang menjalani Pre-departure training, inipun tidak mengapa, karena kemungkinan setelah bertemu langsung dengan pembimbing nanti bisa jadi masih ada perubahan dengan topic tersebut.

Untuk mengejar professor acceptance, beginilah strategi saya. Pertama, saya menyiapkan sebuah research proposal (in English tentunya) sesuai topic yang saya pilih dengan sebaik-baiknya, sesudah saya merasa proposal saya mantap (Anda bisa juga minta seseorang untuk menilai proposal Anda), saya mulai menggunakan Om Google, untuk menemukan nama-nama professor di Australia di bidang yang sesuai topik penelitian saya dan mempelajari CV mereka (liat daftar jurnal dan artikel mereka, semakin cocok semakin baik) dan tentunya mendapatkan email mereka. Setelah mendapatkan alamat email mereka saatnya menghubungi mereka melalui email (siap-siap untuk mendapat respon yang begitu cepat hari itu juga, tidak semua professor membalas dengan kecepatan yang sama, tapi rata-rata paling lambat dalam 2-3 hari kerja Anda pasti sudah mendapat balasan apabila email Anda sampai dengan baik di mereka). Untuk memudahkan, saya menulis konsepnya terlebih dulu di word, jadi untuk mengirimkan kepada beberapa Professor saya hanya tinggal mengganti nama Professor tersebut (hihi..). Konsep email yang hendak dikirim sebaiknya berisi beberapa poin berikut :

• Salam dan memperkenalkan diri (berilah sedikit latar belakang akademik dan pekerjaan terutama yang berkaitan dengan topik yang anda pilih)
• Ceritakan sedikit latar belakang penelitian Anda sebelumnya, tidak perlu terlalu detail dan berlebihan
• Sampaikan alasan mengapa Anda menghubungi Professor tersebut, bisa karena keahlian di bidang yang Anda pilih, berbagai tulisannya yang pernah Anda baca sebelumnya atau pengalaman professor tersebut sesuai dengan topic penelitian yang Anda pilih
• Lampirkan juga CV serta transkip ijasah dan nilai S1 & S2 Anda, Ada professor yang juga meminta skor TOEFL atau IELTS kita
• Periksa berkali-kali untuk menghindari kesalahan menulis, dan bahasa tulisan kita harus tetap santun dan agak formal

Berikut contoh konsep email saya yang menurut saya cukuplah buat saya hehe…banyak dari Anda pasti bisa membuat yang lebih bagus. Poin-poinnya tidak harus dalam urutan yang persis seperti ini, bisa saja dibolak-balik.

“Dear Prof……..

 Greetings,

 Hi, my name is Hendriane Namotemo or you can call me Ane and I am planning to apply for  PhD program at……….. University  in 2017. I am currently working on a newly private foundation at Hein Namotemo Indonesia Foundation in Tobelo, North Halmahera. The foundation main focus is on education from early childhood to Higher Education. My previous job background is in Polytechnic, I was a lecturer in Management Business study program for five years, focus on human resource management and entrepreneurs as teaching subjects. 

I received my undergraduate degree from STiBA Satya Wacana University, in Salatiga, Central  Java, writing my thesis on the “Study on women representation in Suara Merdeka Daily: A critical Discourse Analysis Approach”.  On 2008  I continued my master degree on Atma Jaya Catholic University, in Jogjakarta, majoring human resource management. I graduated on 2010 with my thesis on “The implementation of Balanced Scorecard as performance evaluation in two study Programs (Faculty) in Atma Jaya University”.

 My interest in non profit organization grew since my study on a master degree. For the last three years, my involvement in the leadership in a new local foundation has triggered my curiosity to explore more about non-profit organization, especially on their strategic management in order to be sustained.   So the topic of my proposal is “The study on Indonesia non-profit Organization strategy towards sustainability” as you can find it attached to this email.  

 I’ve learned that you’ve written several articles on the study of non-profit organization, I do hope that this topic can be related to you.

 By this, I also attach my research proposal and my CV

 Thank you very much for your kind attention, I’m looking forward to hearing from you.

 Best regards

 (your name) “

Saya mendapat nama 7 professor untuk topic saya yang pertama, 3 di antara professor tersebut tidak membalas (kemungkinan karena email saya secara otomatis masuk ‘spam’ mereka), empat lainnya membalas dengan tiga professor menolak karena topic yang dipilih bukan kepakaran mereka, satunya lagi menolak karena mahasiswa bimbingannya sudah terlalu banyak. Sempat sedih, frustasi dan patah… ;( Setelah memberi diri saya sendiri sedikit waktu untuk mengumpulkan semangat baru, saya merombak proposal pertama saya, dan mengganti dengan topik berbeda, akhirnya keberuntungan menghampiri, dari tiga professor yang saya hubungi, satu professor menyatakan dengan senang hati menjadi pembimbing saya nanti. Waktu terima email beliau, saya secara harafiah melompat-lompat sambil tertawa bahagia di kantor saya (merasa lucu mengingatnya kembali hihi..). Email balasan professor tersebut saya crop dan jadikan pelengkap dalam lamaran saya.

Akhirnya sesuai deadline saya, pada akhir Maret saya sudah bisa melampirkan email dari satu professor (satu saja cukup bagiku…:D) artinya dokumen serta aplikasi telah 100% rampung. Selain mendapat professor acceptance, saya juga mendapat tambahan minus di mata saya, haha…. lensa kacamata saya harus diganti sesudah itu akibat pusing-pusing dan mual karena mata naik minus. Benar-benar siang malam yang melelahkan namun berkah 😀 .Dalam mengisi aplikasi di laman OASIS nanti, ada beberapa pertanyaan yang perlu kita siapkan jawabanya juga seperti berikut (semua pertanyaan dalam aplikasi in English):

“Bagaimana Anda mengaplikasikan ilmu yang Anda dapat nanti, sekembalinya Anda ke Indonesia?”

“Apa alasan memilih program study? “

“Apa alasan memilih Universitas yang Anda Pilih ?”

“Apa alasan memilih Professor yang Anda pilih?”

Untuk pemilihan Program study dan topic yang dipilih Anda bisa memberi jawaban karena passion anda, atau latar belakang profesi Anda atau kebutuhan organisasi Anda. Untuk Universitas dan professor Anda bisa menjawab karena kepakaran mereka di bidang yang Anda minati dan Universitas yang Anda pilih memiliki professor atau fasilitas atau focus penelitian yang sesuai dengan  kebutuhan Anda.

Ada satu syarat lagi yang tidak pernah tertulis dalam lamaran beasiswa manapun, tetapi sangat wajib kita miliki yaitu mental atau sikap yang baik. Mengurus berbagai surat dan dokumen, melamar ke sana kemari meskipun hanya lewat email, bisa sangat menguras tenaga, duit dan juga….emosi…apalagi kalau jawaban yang kita terima adalah “ditolak” atau belum sesuai harapan kita, bisa jadi skor TOEFL kita yang masih rendah, ditolak professor, atasan belum menyetujui sekolah lagi atau hambatan lainnya yang bisa menciutkan hati dan menghentikan langkah bagi pemburu beasiswa yang bersemangat sekalipun, tetapi jangan pernah berhenti menyerah, kita tidak pernah tahu sudah berapa dekat kita dengan keberhasilan jika kita tidak berhenti mencoba.

Berusahalah sebaik-baiknya dan pasrahkan pada Tuhan untuk hasil dari-Nya.

Terima kasih sudah membaca. Proses setelah seleksi berkas beasiswa AAS akan ada dalam tulisan selanjutnya. Bagi Anda yang masih ingin bertanya terkait beasiswa AAS ini bisa memberi komentar atau mengirim email ke saya di en_aloisa@yahoo.com.